Règlement Ekiden

Vendredi 14 juin 2024

1- Organisation

L’Ekiden Grandes Heures Nature est organisé le vendredi 14 Juin 2024 par le club Doubs Sud Athlétisme (DSA) dans le cadre du Festival Outdoor Grandes Heures Nature.

La manifestation s’inscrit dans la programmation du Festival Outdoor Grandes Heures Nature 2024, organisé par le Grand Besançon Métropole, dont le siège social est fixé 4 rue Plançon, 25000 Besançon. Ce festival se déroulera du 14 au 16 Juin 2024 à Besançon sur le site du Parc Chamars, point de départ et d’arrivée de la manifestation.

2- Présentation

L’Ekiden est un marathon, soit 42.195 km, qui se court en relais par équipe de 6, à partir de 16 ans.

Constitue ton équipe entre amis ou entre collègues et viens participer à l’Ekiden Grandes Heures Nature.

Que ce soit sur route ou en trail, il y en aura pour tous les goûts ! 3 boucles, 2 types de terrains différents pour profiter des paysages naturels des collines et de la boucle du Doubs, ainsi que du centre-ville de Besançon : 5 km sur route, 10 km en trail et 7,2km mixte trail/route.

Le départ à 19h de Chamars offrira un coucher de soleil visible depuis les forts, le tout dans une ambiance after work festive et conviviale !

3- Déroulement des épreuves

L’Ekiden Grandes Heures Nature se dispute par équipe de 6 concurrents se relayant sur 3 boucles : l’une de 5 km sur un terrain revêtu type « route », la deuxième de 10 km en trail, la 3^ème boucle de 7.2km étant un mixte trail/route.

• La boucle de 5 km sera effectuée par les relayeurs 1, 3 et 5.

• La boucle de 10 km sera effectuée par les relayeurs 2 et 4.

• Le dernier relayeur effectuera une boucle de 7,2 km, combinant la première partie du circuit trail et la fin du circuit route.

Les distances par relais sont donc les suivantes :

Relai	Distance	Coureur
1er	5 km	1
2ème	10 km	2
3ème	5 km	3
4ème	10 km	4
5ème	5 km	5
6ème	7,195 km	6

Le départ aura lieu à 19h00. Les participants sont invités à entrer dans la zone de départ à 18h45. Le délai maximum pour parcourir les 42 kilomètres est fixé à 5h30 pour chaque équipe. Des barrières intermédiaires seront communiquées ultérieurement. Aucun relais ne pourra être donné au dernier concurrent au-delà de 23h30.

Départ de la manifestation	Distance	Jour / horaires
Parc Chamars, 25000 Besançon	42 km	Vendredi 14 juin 2024 / 19h00

Ravitaillements

• Boucle de 10km trail : ravitaillement au 5^ème kilomètre environ.
• Ravitaillement sur la zone d’arrivée
• Pas de gobelets ! Pensez à apporter votre éco-cup, gourde ou flasque

4- Parcours

Les parcours sont accessibles en ligne sur le site www.grandes-heures-nature.fr

Les parcours présentés sont provisoires : des changements peuvent intervenir en fonction des autorisations délivrées par les instances compétentes, des conditions météorologiques, d’éventuels travaux, etc.

L’organisateur est le seul responsable des parcours, aucune réclamation ne pourra être formulée sur la base des parcours communiqués.

Un balisage spécifique pour le suivi du parcours est mis en place par l’organisateur. Il sera précisé lors du briefing de course. Le balisage de l’Ekiden sera en partie rétroréfléchissant pour un meilleur confort de course.

Il est expressément demandé aux participants de rester sur les itinéraires mis en place par l’organisation pour des raisons de sécurité et de respect de l’environnement.

5- Inscriptions

L’inscription est obligatoire pour prendre le départ de l’Ekiden Grandes Heures Nature. Elle se fait en ligne sur le site www.even-outdoor.com, accessible également depuis le site web www.grandes-heures-nature.fr. Toute inscription est ferme et définitive, et ne peut faire l’objet de remboursement.

Il est expressément indiqué que les coureurs participent à la manifestation sous leur propre et exclusive responsabilité.

Il est interdit, sous peine de disqualification et/ou de non remboursement, d’inscrire plusieurs fois le même coureur. Une équipe est composée de 6 coureurs différents.

L’épreuve est ouverte aux coureurs licenciés et non licenciés âgés de 16 ans le jour de la course, nés au plus tard le 14/06/2008.

Le certificat médical de non contre-indication à la pratique de sportive en compétition ou l’une des licences sportives mentionnées ci-dessous, pourra être téléchargé ou présenté lors du retrait des dossards.

La participation à la compétition est subordonnée à la présentation par chaque membre de l’équipe d’un justificatif (liste ci-dessous) transmis via le site d’inscription ou lors du retrait des dossards :

• une licence Athlé Compétition, Athlé Entreprise, Athlé Running délivrée par la FFA, ou d’un« Pass’ J’aime Courir » délivré par la FFA et complété par le médecin, en cours de validité à la date de la manifestation. (Attention : les autres licences délivrées par la FFA (Santé, Encadrement et Découverte ne sont pas acceptées) ;
• une licence sportive, en cours de validité à la date de la manifestation, sur laquelle doit apparaître, par tous moyens, la non contre-indication à la pratique du sport en compétition, de l’Athlétisme en compétition ou de la course à pied en compétition et délivrée par une des fédérations suivantes :
  Fédération des clubs de la défense (FCD),
  Fédération française du sport adapté (FFSA),
  Fédération française handisport (FFH),
  Fédération sportive de la police nationale (FSPN),
  Fédération sportive des ASPTT,
  Fédération sportive et culturelle de France (FSCF),
  Fédération sportive et gymnique du travail (FSGT),
  Union française des œuvres laïques d’éducation physique (UFOLEP) ;
• ou un certificat médical d’absence de contre-indication à la pratique du sport en compétition ou de l’athlétisme en compétition ou de la course à pied en compétition, datant de moins de un an à la date de la compétition, ou de sa copie. Aucun autre document ne peut être accepté pour attester de la possession du certificat médical.

Pour les mineurs, l’inscription ne sera acceptée qu’à la condition qu’une autorisation parentale pour la participation à l’Ekiden Grandes Heures Nature soit remplie.

L’inscription des mineurs à cette manifestation est autorisée dans les conditions suivantes.

• La personne mineure doit être accompagnée par une personne majeure lors de son inscription sur le site Even Outdoor.
• Le formulaire d’autorisation parentale doit être dûment rempli et retourné par internet.

En cas de manquement à ces conditions, la personne mineure ne sera pas admise au départ et son inscription ne sera pas remboursée.

Ces documents seront conservés par l’organisateur en tant que justificatifs en cas d’accident et jusqu’à 1 semaine après l’événement.

Toute inscription ne sera prise en compte qu’à la condition d’être complète (bulletin d’adhésion dûment complété, autorisation parentale pour les mineurs, paiement effectué) pour toute l’équipe.

Tout engagement est personnel, ferme et définitif, et ne peut faire l’objet de remboursement pour quelque motif que ce soit.

Aucune transmission ou rétrocession de dossard n’est possible. Le non-respect de cette disposition engagerait la responsabilité de son auteur.

Nombre de places :

	Equipe	Challenge entreprise
Ekiden	125 équipes / 750 personnes	125 équipes / 750 personnes

Composition des équipes pour les classements :

• Homme : 6 hommes
• Femme : 6 femmes
• Mixte : 3 hommes / 3 femmes
• Open : toutes autres compositions

6- Tarifs

Epreuves	Tarif 1 – à partir du 15/02/2024	Tarif 2 – à partir du 14/05/2024
Ekiden	90 € / équipe	100 € / équipe
Ekiden– Challenge entreprise	120 € / équipe	150 € / équipe

Des actions promotionnelles (période de réduction, jeux-concours…) peuvent être conduites par l’organisateur. Les tarifs seront modifiés sur des périodes définies.

7- Dossards

Le retrait de dossard s’effectuera sur le site de Chamars le vendredi 14 juin 2024 de 16h à 18h30.

La présentation d’une carte d’identité est obligatoire pour retirer un dossard.

L’ensemble des dossards de l’équipe sera donné en une fois, dans une seule et même enveloppe, à condition que le dossier soit complet. La présentation d’une des licences mentionnées à l’article 5 du présent règlement ou du certificat médical de non contre-indication à la pratique du sport ou de la course à pied en compétition sera demandée en cas de dossier incomplet.

Toute affectation de dossard est ferme et définitive. Aucun dossard ne sera envoyé par la poste.

Modalité de fixation de dossard :

• Un dossard individuel pour chaque membre de l’équipe à fixer de manière visible

Chaque participant devra fixer le dossard correspondant à la boucle effectuée de manière lisible sur la poitrine. Les dossards sont numérotés de 1 à 6 et doivent être portés selon l’ordre des relais. Une puce de chronométrage par équipe, servira de témoin pour les passages de relais. Cette puce assurera également le chronométrage afin d’établir le classement de l’épreuve.

8- Matériel obligatoire

Il est obligatoire pour prendre le départ de la manifestation d’être en possession du matériel suivant :

• Chaussures adaptées
• Réserve d’eau
• Dispositif réfléchissant
• Lampe frontale à partir du 4^ème relayeur et pour tout départ après 21h

Si le participant ne possède pas le matériel ou si le matériel est défectueux au moment du contrôle avant le départ, l’organisateur ne l’autorisera pas à prendre le départ. Aucun remboursement ne sera effectué.

9– Jury Officiel

Un jury officiel est présent pour l’épreuve. Il gérera les litiges en lien avec l’organisation et en validera les résultats.

Le pouvoir de décision du jury d’épreuve est sans appel. Il pourra être amené à prendre des décisions concernant le report ou l’annulation de l’épreuve en fonction des contraintes météorologiques.

10- Chronométrage et classement

Le chronométrage de l’épreuve est assuré par la société Even Outdoor au moyen de puce de chronométrage. Le dispositif de chronométrage est le temps officiel de l’épreuve et du participant. Les autres objets personnels de chronométrage ne font pas foi.

Une puce de chronométrage servira de témoin pour les passages de relais et pour officialiser le temps de course pour le classement. Elle devra être transmise lors de chaque relais.

Tous recours de chronométrage doivent être signifiés à l’organisateur qui rendra sa décision après examen de la demande.

En cas de perte de la puce de chronométrage, un remboursement pourra être demandé à l’équipe.

11- Contrôle anti-dopage

Tout coureur peut être soumis à un contrôle antidopage à l’arrivée de l’épreuve chronométrée. Le refus de se soumettre au contrôle antidopage entraîne la disqualification immédiate. Tout contrôle positif est signalé à la fédération d’appartenance du coureur, à laquelle il appartient de prendre les sanctions qui s’imposent.

12- Cadeaux et podiums

Chaque équipe recevra des cadeaux pour 6 personnes.

Les équipes terminant l’épreuve recevront également 6 lots d’arrivée.  

Les podiums se dérouleront aux alentours de 23h00 en fonction de l’arrivée des équipes.

Seront récompensés sur le podium à la fin de la course :

	Homme (6H)	Femme (6F)	Mixte (3H/3F)	Open (autres compositions)
Ekiden	1/2/3	1/2/3	1/2/3	1/2/3
Entreprise	1/2/3	1/2/3	1/2/3	1/2/3

Homme : 6 hommes
Femme : 6 femmes
Mixte : 3 hommes / 3 femmes

Open : toutes autres compositions

Seules les équipes présentes à la remise des prix pourront recevoir leurs récompenses. Une équipe ne pourra être récompensée que dans une seule catégorie.

13- Dimension environnementale

L’objectif même du Festival Outdoor Grandes Heures Nature est le développement des pratiques sportives outdoor, dans un territoire naturel exceptionnel qu’il convient de respecter et de préserver.

Ainsi, chaque participant aux épreuves sportives du Festival aura la chance de parcourir ce terrain de jeux parfaitement adapté aux disciplines Outdoor et s’engagera dans le même temps à appliquer les règles ou orientations ci-dessous : 

• Les participants s’engagent à respecter les territoires qu’ils traversent en accordant une attention particulière au suivi strict des sentiers et itinéraires, à la quiétude de la faune et à la protection de la flore
• Les participants sont encouragés, s’ils le peuvent à venir en covoiturage ou en transport en commun, ou en mode doux
• Les participants s’engagent à ne laisser derrière eux aucun déchet et à utiliser en priorité les dispositifs de tri installés sur les sites d’arrivée.
• Les participants disposeront de leur propre contenant (verre / gourde) réutilisable sur le Festival ou les ravitaillements de course
• Les participants sont vivement encouragés à progresser en silence

Nos terrains de jeu sont des espaces de vie, humaine, animale et végétale : pour profiter de la nature et la préserver, adoptons les bons gestes.

14- Respect des bénévoles

Chaque participant est tenu d’adopter une attitude respectueuse envers les organisateurs et les bénévoles. Le participant s’engage à respecter les consignes qui lui sont données au risque d’exposer son équipe à une disqualification.

15 – Abandon et litige

Tout concurrent souhaitant abandonner devra se présenter au village afin de remettre son dossard et sa puce électronique de chronométrage. Un abandon volontaire disqualifie l’équipe sans appel.

Toute blessure d’un concurrent avant son départ ne disqualifie pas l’équipe. Le concurrent blessé devra en référer au jury et transmettre son dossard à un participant de son équipe.

Tous litiges survenus pendant l’épreuve doivent être signalés au responsable de course. Seul le responsable est à même de prendre une décision concernant une disqualification, un reclassement et les résultats.

16- Accompagnateurs

Aucun accompagnateur / pacer / meneur d’allure n’est autorisé sur le parcours sous peine de disqualification de l’équipe.

17- Vestiaires et consignes

Aucun espace « consignes »  ne sera mis à disposition des concurrents au sein du village du Festival Outdoor Grandes Heures Nature.

18- Secours / Dispositif médical

Les secours du Festival Outdoor Grandes Heures Nature sont assurés par des organismes agréés. Un dispositif dédié à la manifestation est mis en place pour porter secours aux participants.

19- Droits à l’image

Du  fait  de  son  inscription,  le  participant  donne  à l’organisation  un  pouvoir  tacite  pour  utiliser  toute photo ou image concernant l’évènement dans le cadre de la promotion de celui-ci et ce, sur tout support, dans le monde entier, par tous les moyens connus ou inconnus à ce jour, et pour toute la durée de protection actuellement accordée à ces exploitations directes ou dérivées par les dispositions législatives ou réglementaires, les décisions judiciaires ou arbitrales de tout pays ainsi que par les conventions internationales actuelles ou futures, y compris pour les prolongations éventuelles qui pourraient être apportées à cette durée.

20- Protection des Données Personnelles

Les informations recueillies par Grand Besançon Métropole par l’intermédiaire de son prestataire Even Outdoor, responsable du traitement, sont enregistrées dans un fichier informatisé. Nous ne traiterons ou n’utiliserons vos données que dans la mesure où cela est nécessaire à l’organisation de la manifestation. Par l’intermédiaire de notre prestataire, les participants peuvent être amenés, s’ils l’ont accepté à leur inscription, à recevoir des propositions d’autres sociétés ou associations.

Les données sont conservées pendant 1 an. Pendant cette période, nous mettons en place tous moyens pour assurer la confidentialité et la sécurité de vos données personnelles, de manière à empêcher leur endommagement, effacement ou accès par des tiers non autorisés.

L’accès à vos données personnelles est strictement limité au service organisateur de Grand Besançon Métropole dans le cadre de la finalité du traitement.

Conformément à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée et au Règlement européen n°2016/679/UE du 27 avril 2016 (applicable le 25 mai 2018), vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification, de portabilité et d’effacement de vos données ou encore de limitation du traitement. Vous pouvez également, pour des motifs légitimes, vous opposer au traitement des données vous concernant.

Vous pouvez, sous réserve de la production d’un justificatif d’identité valide, exercer vos droits en contactant le Délégué à la Protection des Données mutualisé de Grand Besançon Métropole à l’adresse dpo@grandbesancon.fr ou par courrier à Grand Besançon Métropole – DPO, 4 rue Gabriel Plançon, 25000 BESANCON.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits et libertés ne sont pas respectés vous pouvez adresser une réclamation à la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (plus d’informations sur www.cnil.fr). 

21- Catastrophes naturelles & autres cas de force majeure

En cas de force majeure, catastrophes naturelles ou toutes autres circonstances susceptibles de mettre en danger la sécurité des participants, les organisateurs se réservent le droit d’annuler la manifestation sans que les participants puissent prétendre à un quelconque remboursement.

22- Assurances

Responsabilité civile : conformément à la loi, les organisateurs ont souscrit une assurance couvrant les conséquences de leur responsabilité civile, celle de leurs préposés et de tous les participants à la manifestation Ekiden Grandes Heures Nature. Un justificatif peut être fourni à tout participant qui en fait la demande.

23- Assurances des biens personnels

L’organisateur décline toute responsabilité en cas de dommage (vol, bris, perte…) subi par les biens personnels des participants. Les participants ne pourront donc se retourner contre l’organisateur pour tout dommage causé à leur équipement. La souscription d’une assurance garantissant ces risques est du ressort de chacun.

24- Modification du règlement

Pour des raisons de sécurité, l’organisateur se réserve le droit de modifier ce règlement, et notamment le nombre de participants à la baisse comme à la hausse.

25- Acceptation du règlement

L’inscription à la manifestation Ekiden Grandes Heures Nature implique l’acceptation expresse par chaque participant du présent règlement.